Posiadanie floty przez dane przedsiębiorstwo jest nierozerwalnie związane z licznymi wydatkami, niebędącymi bez znaczenia, jeśli chodzi o firmowy budżet. Na szczęście istnieje możliwość, aby zarówno je ograniczyć, jak i nie obniżać potencjału przedsiębiorstwa. W tym celu niezbędne będzie posiadanie danych co do całkowitego kosztu funkcjonowania samochodów wraz z odpowiednio poprowadzoną reorganizacją.

W dzisiejszych czasach wyobrażenie sobie efektywnej działalności firmy pozbawionej floty samochodowej byłoby w zasadzie niemożliwe. Zwłaszcza że konkurencja nie śpi, a biznesy stają się coraz bardziej rozgałęzione. Jednakże, gdy koszty jej utrzymania są zbyt wysokie, trzeba będzie zmienić firmową politykę samochodową.

Pierwsze kroki ku reorganizacji

Aby zacząć reorganizację, firma musi posiadać dane pozwalające na identyfikację obszarów, które są najbardziej kosztowne. Najlepiej i najłatwiej, jeśli kilka miesięcy wcześniej menedżer zainstalował monitoring GPS gromadzący na bieżąco informacje, które z pewnością ułatwią zarządzanie flotą pojazdów. Do najistotniejszych aspektów należy wymienić audyt całkowitego kosztu utrzymania pojazdów, uwzględniający wszystkie rodzaje wydatków. W głównej mierze powinien się skupiać na:

– Kosztach finansowania,

– Kosztach ubezpieczenia,

– Kosztach serwisowania,

– Kosztach przeznaczonych na paliwo.

Proces wymienienia dotychczasowej floty samochodowej również może być pretekstem, aby wprowadzić w jej poczet właściwe zmiany. Do tego trzeba będzie zanalizować każde poszczególne auto pod względem całkowitego wykorzystania jego potencjału. Zawsze istnieje możliwość, że wcześniejszy tabor skupiał wokół siebie zbyt dużą liczbę pojazdów – wówczas dobrze jest ograniczyć ich liczbę, lub przy wymianie kupić ich mniejszą ilość. Przy tym reorganizowanie musi tyczyć się nie tylko polityki samej floty, ważne jest też właściwe dobieranie poszczególnych aut, które będą dostosowane do potrzeb samej firmy.

Optymalizowanie kosztów

Następnym etapem będzie optymalizacja kosztów generowanych przez różne obszary związane pośrednio oraz bezpośrednio z flotą. Kolejny raz niezbędne będą dane z monitoringu GPS. Część przedsiębiorców zdaje się myśleć, że kupno firmowego auta jest jedynie jednym wydatkiem, a przecież czekają na nich kolejne. Wymienić można paliwo, mogące stanowić około 24% wszystkich opłat związanych z taborem. Wówczas zaleca się kupno eco-samochodów, za sprawą których procent ten znacznie się zmniejszy.

Temat reorganizacji powinien się też tyczyć kolejnego znacznego odsetka procentowego budżetu floty (25%), czyli ubezpieczenia oraz serwisowania i to niezależnie od rozmiaru, oraz rodzajów pojazdów.