Organizowanie jest funkcją kierowniczą, posługującą się bieżącym i strategicznym planowaniem, odpowiednią strukturą organizacyjną, motywowaniem, kontrolą i podziałem zadań i kompetencji. Jest jednym z najtrudniejszych elementów strategii zadaniowej szefa, ponieważ wymaga od niego bieżącego zaangażowania w sprawy podwładnych i realizowanych projektów. Jeszcze niedawno do organizowania podchodzono w bardzo mierzalny sposób, skupiając się jedynie na „zasobach materialnych organizacji” – środki trwałe, pieniężne itp.

Współcześnie przedsiębiorstwa zwiększają swoją efektywność nie tylko za pomocą tańszych technologii i bardziej wydajnych maszyn, ale przede wszystkim poprzez wzrost kompetencji kierownictwa i zaangażowania pracowników w pracę, zarządzanie przez cele, jakość, zadania, eksponowanie utalentowanych ludzi , zachętę do zmian, przedsiębiorczości. Działania te sprzyjają rozwijaniu kapitału intelektualnego firmy i stwarzają jej szanse na sukces. Podkreślają także bardzo wyraźną zmianę definicji organizowania z nastawionej na zasoby materialne do zorientowanej na człowieka. Dopiero jednak teraz funkcja ta nabiera swojej mocy i istotnego znaczenia, gdyż organizowanie czynnika ludzkiego nie wymaga jedynie wiedzy teoretycznej czy też technicznej, ale istotnych w kierowaniu umiejętności i odpowiedniego podejścia. Nie jest już to więc kwestia sporządzenia planu produkcji, dyspozycji i sprzedaży, ale połączenia dostępnych w firmie zasobów materialnych (produkty/usługi) z ludźmi, będącymi realizatorami założonego przy wykorzystaniu tychże czynników planu firmy.

Warto w tym miejscu nakreślić teoretyczny zakres obowiązków „ kierownika organizatora”, który jak powinien pełnić rzetelnie funkcje kierownicze, aby umiejętnie wykorzystać dostępny potencjał zasobów ludzkich w firmie.

Z pewnością, powinien on:

• Określać, planować, przydzielać dostępne zasoby materialne , niezbędne do wykonania pracy przez ludzi.
• Kontrolować braki, luki, problemy w funkcjonowaniu lub podziale tychże środków.
• Współpracować z kierownikami innych działów w celu planowania i organizowania w/w środków.
• Doskonalić, rozwijać umiejętności i kwalifikacje pracowników dotyczące w/w zasobów.
• Przygotowywać dokumentację, koordynować sporządzenie ofert, materiałów niezbędnych do Realizacji wyznaczonych przez ludzi celów, a dotyczących innych dostępnych zasobów firmy np. prezentacje sprzedażowe, oferty cenowe itp.

Jednakże co ważniejsze, poza w/w administracyjnymi aspektami organizowania ma on obowiązek:

• Umiejętnego przydzielania ludzi do konkretnego zadania czy projektu.
• Rzetelnego kalkulowania możliwości, ryzyka i efektywności wykonania przez pracownika/grupę zadania.
• Efektywnego komunikowania się z personelem na każdym etapie wykonywanego projektu.
• Obserwowania motywacji i zaangażowania poszczególnych osób podczas pracy.
• Wykorzystywania różnych technik wpływania na ludzi w celu oceny motywacji, możliwości kooperacji, potencjału itp. pracowników.
• Kierowania się obiektywnym podejściem do każdego z pracowników, ale przydzielanie i ocenianie efektów pracy w sposób indywidualny, uzależniony od możliwości, potencjału, wiedzy wykonawcy.
• Szukania efektu synergii między pracownikami i planowanie wspólnie realizowanych projektów wedle ich potencjału.
• Rzetelnego informowania przełożonych o postępach w rozwoju/pracy podległych pracowników w celu budowania możliwości awansu czy ścieżki kariery.

Pełniąc stanowiska kierownicze zawsze chciałam być kierownikiem idealnym, takim, który będzie łączył w sobie wszystkie cztery funkcje zarządzania. Największą i co ważne systematyczną część wykonywanej przeze mnie pracy pełniło właśnie organizowanie.

Mogłam się przekonać, że jej zakres, waga i możliwości są przede wszystkim uzależnione od zaangażowania, motywacji, potencjału pracowników z jakimi się współpracuje, dostępnych możliwości finansowych i materialnych firmy, polityki i strategii zarządzania, czy też branży. W każdym jednak przypadku jest to taki etap zarządzania, który musi być uporządkowany, opisany, zrozumiany przez pracowników i systematycznie modyfikowany w kontekście zachodzących zmian ekonomicznych, decyzji w zarządzaniu firmą, a nawet personalnych. Można określić pewne założenia, ale nigdy nie należy podchodzić szablonowo do tej niedocenianej obecnie funkcji, którą kierownicy zaczynają obarczać swoje asystentki.

Pytanie jednak w jaki sposób będą w stanie umiejętnie ocenić rozwój i potencjał wcześniej zaplanowanego potencjału ludzkiego skoro nie będą mieć wpływu na umiejętne określenie jego najlepszego (dla firmy i jego samego) miejsca w firmie, możliwości współpracy z innymi czy też wiedzy posługiwania się dostępnymi zasobami materialnymi? W tym miejscu rodzą się sytuacje konfliktowe związane z wzajemną komunikacją na lini przełożony –podwładny, w których to ci drudzy zadają pytania:

• Dlaczego mam pracować ciężej niż inna osoba?
• Dlaczego Firma nie przeszkoli mnie z zakresu obsługi CRM?
• Dlaczego nie mogę współpracować z handlowcem by przygotować efektywną kampanię reklamową, skoro to on ma bezpośredni Kontakt z klientem?
• Dlaczego nie dostałem podwyżki skoro tak ciężko pracuje?….

W celu uniknięcia tego rodzaju pytaniom, zachęcam Was kierownicy do systematyzacji i koordynacji podstawowych działań organizowania w firmie ( komunikacji, obserwacji, mierzenia postępów, przydzielania zadań adekwatnych do umiejętności, wykorzystywania potencjału pracy grupy, korzystania z kreatywności i pomysłów personelu itd.), a Was pracownicy do komunikacji z przełożonymi i nalegania na początku na określenie zakresów obowiązków, planów co do wykonywanej pracy, ścieżki kariery czy też rozwoju wysokości wynagrodzenia. Czy to idylla, czy realna rzeczywistość? Sami się przekonacie, warto jednak spróbować. Należy także poruszać problemy efektywnego organizowania pracy podczas wspólnych spotkań pracowników z przełożonym, by móc reagować szybciej, uczyć się na błędach, podnosić efektywność, zwiększać wzajemne zaufanie i budować silny zespół i zwiększać motywację każdej ze stron. Oczywiście wymaga to „otwartych umysłów”, chęci do pracy, umiejętności współpracy każdej ze stron.

Wiedząc już jak kluczowa jest funkcja ORGANIZOWANIA, a także, że nie każdy KIEROWNIK może być dobry organizatorem i jakie mogą być tego negatywne efekty, zachęcam Was do zrobienia sobie listy „to do”, na której z jednej strony umieścicie zadania, które musicie zrobić sami wedle siebie by być dobry organizatorem i jak w to zaangażować innych, a po drugiej co macie do zrobienia w ramach funkcji organizatora w swojej firmie/w firmie, w której zarządzacie. Dzięki temu będziecie mogli ocenić swoje możliwości w aspekcie pracy jaka jest do wykonania i strategicznie zaplanować czas, środki, ludzi. Gwarantuję, że pomoże to wam usystematyzować pewne plany, strategię i zadania oraz wskazać potrzebę własnego rozwoju i nauki, co zaowocuję zwiększoną motywacją i energią do dalszych działań.
Moja lista „to do”, którą przygotowałam sobie na początku roku (kiedy to zaczęłam realizować strategię rozwoju swoje marki ) zawierała kilkanaście punktów, przedstawiam Wam przykładowe i zachęcam do sporządzenia własnych.
„TO DO” dla rozwoju koncepcji Studia marki – „Brand Soul”
Moje własne „to do”
1. Nabyć wiedzę szczegółową w zakresie prawa pracy i zawierania umów cywilnoprawnych.
2. Zorientować się w ofercie kredytowej dla małych firm, zorientowanej na pomoc w rozwijaniu przedsiębiorczości – skorzystanie z środków unijnych.
3. Zapoznanie się z obecnie prowadzonymi szkoleniami interaktywnymi przez Akademię PARP.
4. Przeszukanie bazy szkoleń dofinansowanych z unii europejskiej o charakterze stacjonarnym, a dotyczących: zarządzania zmianą, sprzedaży itd.
5. Stworzenia listy lektury biznesowej, która jest dla mnie kluczowa do zdobycia podstawowej wiedzy teoretycznej z zakresu sprzedaży i marketingu jakiej nie miałam jeszcze szansy zweryfikować w praktyce.
Firmowe „to do” – co mam do zrobienia
1. Zastanowić się nad koniecznością i zaplanować ( w strategii firmy ) zatrudnienie personelu.
2. Nawiązać współpracę z podwykonawcami na określonych warunkach (umowa o współpracy, umowa o dzieło, umowa zlecenie).
3. Przygotować „bazę” firm współpracujących oraz osób powiązanych biznesowo np. hostessy, graficy, programiści itd.
4. Zakupić niezbędne narzędzia pracy i określić zasadność i możliwości wynajęcia Biura dla firmy.
5. Określić „target” mojej oferty i przygotować bazę klientów wraz z szczegółową informacją o nich.
6. Zastanowić się nad ofertą, by była zachęcająca, konkurencyjna i unikatowa, ale także wynikała z moich możliwości w zakresie doświadczenia i wiedzy.

Jeśli chcesz bym pomogła Tobie w ocenie jak bardzo trafna jest Twoja lista „To do” i jak efektywnie możesz ją zrealizować , zapraszam do kontaktu.

Agnieszka Śliwka-Gumienna, Brand Soul