Jeżeli lokali wyodrębnionych, wraz z lokalami niewyodrębnionymi, jest więcej niż siedem (a od 01.01.2020 roku więcej niż trzy), właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna, która nie musi być członkiem wspólnoty. Współwłaściciele mogą również powierzyć wykonywanie czynności zarządu nieruchomością wspólną osobie fizycznej lub prawnej. Obecnie trudnią się tym zwykle wyspecjalizowane podmioty, mające pod swoją opieką po kilka, a największe – nawet kilka tysięcy nieruchomości.

Zarząd (zarządca) ma prawo i obowiązek działania w imieniu wspólnoty w zakresie zwykłych czynności zmierzających do bieżącej organizacji wspólnoty czy dbałości o jej interesy. Są jednak czynności, m.in. wymienione w ustawie o własności lokali, dla których konieczne jest podjęcie uchwały przez członków wspólnoty, np. ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej; przyjęcie rocznego planu gospodarczego; ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Istotny w tym kontekście jest sposób liczenia głosów właścicieli, bowiem każdy z nich może dysponować inną moc decyzyjną.