Nowoczesność widoczna w działaniu wielu firm przekłada się w znacznym stopniu na jej efektywność, odbiór przez końcowego klienta, postrzeganie przez ewentualnych kontrahentów oraz ogólną renomę, jaką cieszy się na rynku.

Dawne systemy

Nietrudno sobie wyobrazić sytuację sprzed około 20 lat: dwa oddziały firmy leżące na dwóch końcach kraju muszą pilnie wymienić między sobą ważne dokumenty w formie oryginalnej. E-maile i fax dopiero raczkują, a jedyną formą transportu jest albo kurier albo usługa pocztowa, co potrwa przynajmniej dwa dni… Dzisiaj taka sytuacja jest w wielkich firmach nie do pomyślenia – właśnie dlatego, że dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów dostęp do faktur, umów, zamówień, wniosków i każdego innego firmowego dokumenty ma każdy z pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Dokumentów nie trzeba już fizycznie wysyłać pocztą i czekać na nie w nieskończoność; wystarczy kilka kliknięć i cyfrowe archiwum firmowe stoi dla pracownika otworem.

Wpływ na firmę

Pełna cyfryzacja systemu dokumentów w firmie oznacza dla niej wiele bezpośrednich i pośrednich korzyści. Oprócz całkowicie naturalnego przyśpieszenia trybu pracy wśród pracowników, wymienić można tutaj również:

– zwiększoną efektywność i skuteczność podejmowanych działań

– zaoszczędzenie czasu pracowników oraz mocy przerobowych w firmie

– łatwiejszy i prostszy dostęp do informacji zawartych w dokumentach

– prostsza komunikacja między różnymi oddziałami firmy

– możliwość nadawania odpowiednich uprawnień dostępu i zwiększona ochrona danych osobowych zawartych w dokumentach

– poprawienie jakości obsługi klienta poprzez scedowanie jej na jednego pracownika z uprawnieniami, a nie na kilku różnych pracowników

– zmniejszenie kosztów ponoszonych przez firmę na wynajem lub obsługę pomieszczeń z papierowymi archiwami i bazami dokumentów 

http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow

 Konkretyzacja zadań

Bardzo ważną zmianą wprowadzoną przez elektroniczny obieg dokumentów jest konkretyzacja zadań poszczególnych pracowników. Do tej pory przykładowo zwykłym rozpatrzeniem gwarancji zajmowało się kilka osób (przyjmujący zgłoszenie gwarancji, rozpatrujący jej zasadność, osoba odpowiedzialna za naprawienie usterki, osoba zajmująca się informowaniem klienta o realizacji itp.) Każdy z tych pracowników miał nie tylko inne zadanie, ale i różny dostęp do informacji. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów wszyscy pracownicy posiadają tę samą wiedzę, którą mogą od razu przekazać końcowemu klientowi.

Fot. Materiały Prasowe