Outsourcing usług księgowych stał się obecnie bardziej powszechnym rozwiązaniem. Dlaczego?

Korzyści, jakie niesie ze sobą powierzenie obsługi księgowej zewnętrznej firmie, są dostrzegane przez mniejsze i większe przedsiębiorstwa. Dyrektorzy generalni i właściciele firm mają dostęp do dobrze poinformowanego, wyszkolonego personelu, który pomaga ich firmom działać lepiej, szybciej się rozwijać i zarabiać więcej. Często przy znacznych oszczędnościach w porównaniu z budowaniem wewnętrznego działu księgowości – dlatego biuro rachunkowe jest bardziej opłacalne niż tworzenie własnego działu księgowego w firmie. Jednak, jak każda dobra decyzja, zaczyna się od rozważenia zalet i wad, abyś mógł ocenić, czy outsourcing księgowości jest odpowiedni dla Twojej organizacji.

Biuro rachunkowe jest bardziej opłacalne

Jest często tańsze i bardziej opłacalne niż zatrudnianie personelu wewnętrznego do obsługi funkcji finansowych. Dzięki outsourcingowi nie masz żadnych przypisanych kosztów ogólnych, które generowałoby zatrudnienie pracownika: ubezpieczenie zdrowotne, emerytura, urlopy, ubezpieczenie pracownicze i dni chorobowe. Ponadto możesz korzystać z wiedzy eksperckiej całego zespołu, a nie tylko jednej osoby wewnętrznej co, obejmuje zmniejszenie ryzyka niezgodności i niepewnych finansów — szczególnie w przypadku mniejszych firm rozpoczynających działalność.

Jednak możesz się natknąć na ukryte koszty

W przypadku każdej płatnej usługi mogą wystąpić dodatkowe koszty, o których początkowo nie byłeś świadomy (lub o których zapomniałeś). Upewnij się, że Twoja relacja z miesiąca na miesiąc jest jasna, a oczekiwania określone na początku się nie zmieniają, aby zminimalizować prawdopodobieństwo, że tak się stanie. Jeśli nie masz pewności, pytaj wprost. Pamiętaj o zasadzie by wszystkie zapytania i odpowiedzi otrzymywać w mailu lub na piśmie, by móc później wrócić do ustaleń i informacji.

Biuro rachunkowe nastawione jest tylko na zarządzanie Twoją księgowością

Jako biznesmen nie zacząłeś zajmować się firmą, aby być wyszkolonym specjalistą finansowym nadzorującym księgi. Chcesz prowadzić swój biznes i skupić się na ogólnym rozwoju i wizji samej firmy. Dlatego zewnętrzny zespół księgowy ma tę zaletę, że jest proaktywny, dzięki czemu może z wyprzedzeniem dostrzegać sygnały ostrzegawcze i informować na przykład o wydatkach i przepływach pieniężnych. Mając wprawione oko w swoich finansach przez cały czas, możesz liczyć na spokój ducha, a także pewność, która jest potrzebna do podejmowania inteligentnych decyzji finansowych.

Masz mniej do powiedzenia w finansach i czasem trudniej coś skontrolować na bieżąco

Posiadając usługi księgowe w zewnętrznej firmie, rodzi się jedno podstawowe zastrzeżenie — nie możesz przejść się z pokoju do pokoju, po to, by zapytać o każde zdarzenie finansowe, które ma miejsce. Oczywiście będziesz mógł zadzwonić do swojego biura rachunkowego i zapytać, otrzymywać cotygodniowe aktualizacje i comiesięczne raporty. Jednak wymaga to zaufania do Twojej relacji zewnętrznej. Dlatego, by przyspieszyć komunikację, wybieraj biuro rachunkowe z Twojego miasta. Jeśli prowadzisz biznes np. w Poznaniu, obsługa księgowa powinna również znajdować się w Poznaniu.

Zmniejszysz możliwość oszustw finansowych w swojej firmie

Oszustwa to niefortunny skutek w wielu małych i średnich firmach, których księgowością kieruje jedna osoba. To dlatego, że łatwo jest manipulować księgami lub spreparować fałszywy wydatek niezauważony przez miesiące, a nawet lata. Istnieje wiele znaków ostrzegawczych, które mogą wskazywać na oszustwo i często są one spowodowane trudnościami, przez które przechodzi pracownik, kiedy odczuwa presję finansową i nie wie, co może zrobić. Nie ufaj swojemu pracownikowi na ślepo, bez żadnej kontroli i odpowiedzialności. Obsługa księgowa w Poznaniu zajmie się Twoimi księgami bezpiecznie i poprowadzi finansowo Twoją firmę.

Wiele par oczu monitoruje Twoje księgi, a biuro księgowe jest ubezpieczone

Dzięki outsourcingowym usługom księgowym masz wiele par oczu do monitorowania transakcji i raportów, co zapewnia zwiększoną kontrolę wewnętrzną. Chociaż oszustwa nigdy nie można wykluczyć w 100%, dedykowany zespół ze specjalistyczną wiedzą w zakresie najlepszych praktyk księgowych będzie znacznie bardziej skłonny do wykrycia anomalii niż osoba, która prawdopodobnie jest przeciążona pracą. Do tego biuro księgowe może wypłacić Ci odszkodowanie, jeśli dojdzie do poniesienia kosztów z powodu ich niedopilnowania.