Funkcja planowania w dzisiejszych czasach (problemy z pozyskaniem profesjonalnej, zaangażowanej kadry, przesiedlenie talentów do większych miast lub wyjazdy za granicę) wpływa w decydujący sposób na powodzenie i realizację założonych w przedsiębiorstwie celów strategicznych oraz określa możliwości, narzędzia, ramy czasowe, sposoby wykorzystania kapitału ludzkiego w naszym zespole.

Firmy wykorzystują ze swojego otoczenia kombinację czterech podstawowych zasobów: ludzkich, materialnych, finansowych i informacyjnych. Wśród nich, jeden rodzaj ma szczególne znaczenie, są nim zasoby ludzkie, czyli zespół niepowtarzalnych i cennych dla zarządzającego właściwości zatrudnionych osób (J.Adamczyk, (w), Człowiek w procesie gospodarowania, Pod red. K.Jeremczuka, Rzeszów 1998, s.236), których znaczenie obecnie systematycznie rośnie przy malejącym znaczeniu pozostałych zasobów. Ludzie decydują o sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa, metod i narzeczy wykorzystywanych, na każdym etapie cyklu życia organizacji. Dlatego, w porównaniu z pozostałymi zasobami, czynnik ludzki odgrywa szczególna role, gdyż to on, w procesie gospodarowania decyduje o tym jak zostaną spożytkowane i wykorzystane pozostałe zasoby.

Dzisiaj wygrywa się ludźmi, bo tylko ich nie można skopiować (A.Kozior, Dzisiaj wygrywa się ludźmi, bo tylko ich nie można skopiować, Kurs na sukces Andrzej Kozior Szkolenia, www.nf.pl), dlatego poznanie sposobów i technik efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi, interpretowanego jako współczesne podejście do sprawowania funkcji personalnej, pozwala uzyskać przewagę nad konkurentami oraz zrealizować ustalony przez organizacje cel i misje. Proces planowania w tym przypadku stanowi kluczowe zadanie kierownika, który posiadając wiedzę o tym jak funkcjonuje firma, jakie ograniczenia i możliwości w niej występują, jaka jest jej kultura korporacyjna oraz jakie plany ma zarząd firmy względem zespołu, którym on zarządza musi określić „na kiedy” oraz jakiego rodzaju potencjału ludzkiego potrzebuje. Do najważniejszych elementów składających się na pojęcie zasoby ludzkie, należą: wiedza, zdolności, umiejętności, zdrowie, postawy i wartości oraz motywacja.

Rozpoczynając planowanie doboru personelu do zespołu kierownik powinien w pierwszej kolejności ustalić:

• Zdefiniować potrzebę doboru nowego pracownika lub zastąpienia osoby obecnie pełniącej daną funkcję w firmie (rozmowy z pracownikami, własne obserwacje, decyzje zarządu, potrzeby związane z wzrostem sprzedaży, produkcji itp., problemy z pracownikiem).
• Profil potencjalnego kandydata (wykształcenie, doświadczenie, cechy osobowościowe, umiejętności) na podstawie uwarunkowań firmy (kultura organizacyjna, sposób funkcjonowania firmy i komunikowania się między działami, zasady odpowiedzialności i struktura organizacyjna, budżet na zatrudnienie dodatkowego personelu) i wytycznych zarządu.
• Opracować szczegółowy zakres odpowiedzialności i obowiązków biorąc pod uwagę charakter wykonywanej pracy, „historię” związaną z danym stanowiskiem (jeśli już inny pracownik wypełniał dany zakres obowiązków, warto przeanalizować czy aktualny do tej pory podział i zakres był efektywny i zasadny).
• Zaplanować budżet na zatrudnienie nowego pracownika.
• Określić jego miejsce w zespole i zaplanować ścieżkę rozwoju jego potencjału (plan rozwoju, który będzie modyfikowany w zależności od rzeczywistego potencjału, zapału, możliwości, jakie będzie reprezentował nowo zatrudniony pracownik).
• Opracować plan, etapy rozmów rekrutacyjnych, które mają na celu wyłonienie konkretnego kandydata (jeśli kierownik poszukuje osoby na stanowisko sprzedażowe warto zweryfikować jego postawę do klienta, asertywność, optymizm w kontakcie z innymi, umiejętności prezentacji pomysłu itp.). W tym miejscu bardzo ważny jest dobór metod rekrutacji i sposób weryfikacji posiadanych przez kandydata umiejętności i nabytej wiedzy. W małych i średnich firmach podczas rekrutacji kierownik bardzo często zaprasza innych pracowników zespołu, aby czyli jaki ważną rolę pełnią w kwestii rozwoju teamu w jakim pracują i jak istotne jest dla szefa ich zdanie. Jest to oczywiście element motywacji, ale także bardzo praktyczne narzędzie rekrutacji, gdyż to właśnie pracownicy firmy znają najlepiej rzeczywistość obsługi klienta, problemy z jakimi się borykają podczas obsługi i pytania jakie często padają z słów odbiorców produktów firmy.
• Ustalić metody pozyskania pracownika (ogłoszenia w gazecie, na portalu pracy, pośrednictwo agencji zatrudnienia, baza kandydatów, rekomendacje pracowników itp.)
• Wyselekcjonować najlepszych kandydatów i w zależności od konieczności przeprowadzić z nimi ponowne, indywidualne rozmowy, poprosić o przygotowanie zadania dodatkowego lub zaprosić do wspólnej burzy mózgów na której kierownik ma szansę zaobserwowania wielu cech, których nie byłby w stanie poznać podczas spotkań face-to face (przywództwo, komunikatywność, praca w grupie, asertywność itp.).
• Profesjonalnie podziękować i poinformować kandydatom, którym nie udało się zyskać jego finalnej akceptacji, aby tym samym zostawić po sobie wizerunek firmy szanującej czas i poświęcenie kandydatów. Wiele firm zapomina o tak prostym, ale jakże istotnym kroku. Wystarczy e-mail z stosowną informacją lub telefon z podziękowaniem za poświęcony czas. Podczas procesów rekrutacji, w których brałam udział bardzo często obiecywano kontakt, który nie następowała, przesyłano kilkakrotnie dodatkowe zadania do zrobienia, o czym wcześniej nie informowano, zapraszano na wspólne case study, czerpano pomysły na koncepcje marketingowe po czym nie wybierano nikogo. Są to działania, które zrażają kandydata do firmy i tym samym budują jej wizerunek jako nierzetelnego pracodawcy.
• Firmy zapominają, że w przyszłości mogą się z danym kandydatem spotkać w zupełnie innych okolicznościach.
• Wdrożyć nowego pracownika do pracy, czyli przedstawić go zespołowi, poinformować szczegółowo o zadaniach i roli jaką pełni w firmie, przydzielić odpowiednie narzędzia pracy.
• Obserwować pracę, rozwój, możliwości nowego pracownika, aby umiejętnie zweryfikować działania jakie musi podjąć organizując pracę już działających pracowników z możliwościami nowego rekruta, by osiągnąć spodziewane efekty.

Podsumowując, podchodząc rzetelnie i profesjonalnie do pierwszego etapu pozyskiwania talentów, kierownik powinien brać pod uwagę dobro firmy i swojego zespołu. Nie może wychodzić z założenia, że zatrudniając najlepszych może stracić swoje stanowisko i władzę w firmie (niestety jest to ogromny problem z jakim borykają się średnie firmy, w przypadku gdy kompleksowo procesem rekrutacji zajmuje się kierownik, z pominięciem zarządu, powoduje to często „utratę na etapie planowania i rekrutacji” cennych dla firmy ludzi). Jeśli jest pracowity, a właściciel go docenia nie ma podstaw, by wychodzić z takiego założenia. Szczególnie, że od tego nowego pracownika zależy także jego sukces i zespołu jakim zarządza. To on sam pokieruje jego rozwojem, wykorzysta jego potencjał. Kierownik więc ma ważną misję w planowaniu ludzi do swojego zespołu: określić, zweryfikować, znaleźć i zrekrutować takich ludzki, którzy będą z sukcesem realizowali wytyczoną strategię, będą przy tym zaangażowani, zmotywowani, otwarci na wiedzę i rozwój i co ważne będą wiązali z firmą swój rozwój i przyszłość.

Agnieszka Śliwka – Gumienna
Marketing/Brand Manager Studio Marki „Brand Soul”