Rozpoczęcie współpracy z nowym kontrahentem zawsze niesie ze sobą ryzyko. Aby mieć pewność, że ta współpraca wyjdzie nam na dobre, warto dokładnie sprawdzić podmiot przed podpisaniem stosownych dokumentów. Możliwości jest całkiem sporo. Niektóre z nich nie wymagają nawet wychodzenia z domu.

Planujemy nawiązać współpracę z firmą, która wydaje się nam szanowaną i doświadczoną marką. Właściciel jest sympatyczny, dużo wie o branży i ma wizję rozwoju przedsiębiorstwa. Po kilku rozmowach decydujemy się nawiązać współpracę. Zaufanie to podstawa, ale biznes to ryzyko, więc zabezpieczamy się różnego rodzaju dokumentacją. Prosimy kontrahenta o podanie podstawowych danych, które będą widniały w umowie. Będąc w ich posiadaniu, możemy wpisać je w odpowiednie miejsca i złożyć swój podpis na umowie lub zrobić coś bardziej rozsądnego, czyli sprawdzić wiarygodność kontrahenta. Jak to zrobić?

Wejdź na stronę

Pierwszym krokiem, który warto wykonać, jest sprawdzenie kontrahenta w bazie CEIDG lub KRS. Możemy też skorzystać z wyszukiwarki na stronie Głównego Urzędu Statystycznego, gdzie wpisujemy numer NIP, KRS lub REGON. Otrzymamy informacje dotyczące danych adresowych, nazwy firmy, daty wpisu do rejestru oraz ewentualnej daty zawieszenia lub zakończenia działalności podmiotu. Dzięki prostemu wyszukiwaniu sprawdzimy, czy firma rzeczywiście istnieje, czy nie rozpoczęto postępowania upadłościowego lub czy kontrahent nie zawiesił działalności. W Krajowym Rejestrze Sądowym znajdziemy nazwiska osób, które mogą reprezentować podmiot. Jest to istotna informacja, ponieważ podpisanie umowy z kimś, kto nie jest uprawniony do reprezentowania podmiotu, uczyni nasze porozumienie nieważnym.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej zawiera wpisy dotyczące spółek cywilnych oraz osób fizycznych. Informacje o pozostałych podmiotach znajdziemy w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aby skorzystać z informacji zawartych w CEIDG, nie musimy znać numeru NIP czy REGON. Wystarczy wpisać imię i nazwisko danej osoby, adres firmy lub jej nazwę. Jeśli nie otrzymamy wyniku, możemy podejrzewać, że kontrahent nie prowadzi legalnej działalności. Zweryfikujmy też, czy adres zgadza się z tym, który nam podano.

Sprawdzenie kontrahenta w rejestrach nie potrwa długo, a może uchronić nas przed podpisaniem umowy z oszustem. Dowiemy się, jak długo firma działa na rynku, czy nie została ogłoszona jej upadłość, gdzie znajduje się siedziba oraz jak brzmi nazwisko właściciela. Jeśli potwierdzimy istnienie i legalne funkcjonowanie firmy, możemy nawiązać współpracę z kontrahentem lub sprawdzić go jeszcze dokładniej.

Zdemaskuj długi

Kłopoty finansowe naszego kontrahenta to coś, o czym musimy wiedzieć. Niestety, zadłużony podmiot raczej nie przyzna się, że zalega chociażby z podatkami. Aby sprawdzić go w Urzędzie Skarbowym, musimy złożyć właściwy wniosek i dokonać niewielkiej opłaty. Nie odbędzie się to jednak bez wiedzy kontrahenta, ponieważ sprawdzenie jego ewentualnych zaległości podatkowych wymaga jego zgody. Nie musimy jej natomiast posiadać, aby złożyć wniosek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i dowiedzieć się, czy podmiot nie zalega ze spłatą składek.

Podmiot może widnieć w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Jeśli znamy numer RDN, możemy wyszukać dłużnika na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Zwykle jednak nie wiemy, czy nasz kontrahent figuruje w rejestrze i nie znamy przypisanego mu numeru. Możemy wtedy złożyć wniosek o odpis z rejestru. Musimy znać numer KRS oraz REGON kontrahenta, aby móc sprawdzić, czy posiada on zadłużenie.

Kolejnym sposobem na weryfikację sytuacji finansowej kontrahenta jest skorzystanie z informacji zebranych przez jedno z trzech Biur Informacji Gospodarczej. Dostęp do danych jest płatny, ale być może pozwoli nam ocenić, jak wygląda zadłużenie naszego kontrahenta. Jeśli widnieje on na liście dłużników, lepiej zastanówmy się, czy opłaca się robić z nim interesy. Każde Biuro Informacji Gospodarczej posiada własną bazę danych, która może różnić się od informacji zebranych przez inne biuro. Jeśli chcemy sprawdzić kontrahenta najdokładniej, jak to tylko możliwe, skorzystajmy z pomocy każdego z trzech BIG-ów.

Wynajmij specjalistę

Na rynku funkcjonują wywiadownie gospodarcze, dzięki którym można uzyskać wiarygodne dane na temat kontrahenta. Minusem może okazać się cena, jaką przyjdzie nam zapłacić za usługi ekspertów, jednak trudno przecenić fakt otrzymania pełnego i rzetelnego raportu na temat sytuacji wskazanej firmy. Zlecając wywiadowni przygotowanie informacji o naszym kontrahencie, mamy pewność, że specjaliści dotrą nawet do byłych pracowników, aby poznać ich opinię. Sami nie zawsze mamy możliwość zweryfikowania informacji dotyczących dotychczasowych osiągnięć kontrahenta. Wywiadownia zrobi to za nas. Dowiemy się, czy firma istnieje, jakie ma doświadczenie, w jakiej jest kondycji finansowej oraz czy nie posiada nieprzychylnych opinii. Każda informacja może wpłynąć na naszą decyzję. Jeśli kontrahent ma coś do ukrycia, pracownicy wywiadowni zapewne do tego dotrą. Dzięki ich doświadczeniu możemy uniknąć podpisania umowy, która nie wyszłaby nam na dobre.

Rzuć okiem do sieci

Prowadzisz firmę i nie masz czasu na siedzenie w internecie. Jeśli zależy Ci na udanej współpracy z nowymi kontrahentami, warto poświęcić trochę czasu i przejrzeć fora internetowe. Można znaleźć tutaj sporo informacji, których nie umieszcza się w rejestrach oraz zaświadczeniach z US czy ZUS. Wyszukanie odpowiedniego forum nie jest trudne. Wystarczy wpisać odpowiednie frazy w wyszukiwarkę Google, aby dowiedzieć się o naszym kontrahencie czegoś więcej, niż zechciał nam powiedzieć.

Dobrym sposobem jest też odwiedzenie stron, na których znajdują się opinie o firmach działających na rynku. Nie musimy przekopywać tematów na forum, więc oszczędzamy czas. Na takich stronach mogą wypowiedzieć się osoby, które miały styczność z firmą i mogą przedstawić swoją opinię na jej temat. Jednym z takich adresów jest http://opiniafirm.pl/. Być może znajdziemy tutaj informacje, które zmienią nasze zdanie o kontrahencie.

Wykręć numer

Każda firma, z którą planujemy podjąć długotrwałą lub krótkotrwałą współpracę, musi być zarejestrowana. Sprawdzimy to w CEIDG lub KRS. Jeśli w danej chwili nie mamy dostępu do sieci, warto skorzystać z telefonu. Krótka rozmowa telefoniczna pozwoli nam sprawdzić, czy firma posiada swoją siedzibę w miejscu, które nam podano, a także to, czy pod danym numerem zgłosi się pracownik. Jeśli przez cały dzień słyszymy tylko długie sygnały i nikt nie podnosi słuchawki, może się okazać, że nie jest to dobrze prosperujące przedsiębiorstwo, ale niedopracowana mistyfikacja.

Telefonicznie możemy też poprosić o numer NIP czy REGON, jeśli nie zostały nam one udostępnione do tej pory. Posiadając takie dane bez problemu sprawdzimy, czy firma figuruje w rejestrze przedsiębiorców i czy działa legalnie. Jeśli nie znaleźliśmy firmy w rodzimych bazach, zapytajmy o możliwość weryfikacji za granicą. Możliwe, że działalność zarejestrowano w innym państwie. Jeśli kontrahent nie jest wiarygodny lub ma coś na sumieniu, ustalmy odpowiednie warunki umowy lub z niej zrezygnujmy.